Freelance directiesecretaresse *ingevuld*

Voor de gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een freelance directiesecretaresse ter ondersteuning van de algemeen en adjunct-directeur. Plannen, organiseren en coördineren zijn belangrijke aspecten van je werk. Daarnaast ben je een ervaren notuliste en heb je affiniteit met techniek (de vergaderingen zijn vrij technisch). De veelzijdigheid van deze functie vraagt om een energieke en flexibele directiesecretaresse. Je wacht niet af maar hebt een positieve en proactieve houding. Het is van belang dat je sterk in je schoenen staat en goed kunt communiceren. Het project start op 16 november en duurt t/m 10 februari en inzet is voor 36 uur per week. 

Functie inhoud

• je beheert de agenda’s van de directeuren, filtert de post en bewaakt de afhandeling ervan; je verzorgt de correspondentie en redigeert teksten; je voert telefoongesprekken en bepaalt de urgentie van inkomende gesprekken; je bereidt vergaderingen voor en ontvangt externe bezoekers;
• je fungeert als aanspreekpunt en ‘ogen en oren’ voor de directeuren; je bent sparringpartner op basis van verkregen (interne en externe) informatie over het ‘going’ concern; je bewaakt de informatiestromen en de prioriteiten van de directeur;
• je organiseert en notuleert het wekelijks directieoverleg en bewaakt de acties die in het verslag zijn opgenomen; je verzamelt informatie, analyseert en verwerkt gegevens; je toetst of geproduceerde documenten zijn gebaseerd op de laatst beschikbare informatie; je informeert medewerkers van het projectbureau over genomen acties; je organiseert de jaarlijkse ‘heidagen’; je bewaakt afspraken van directieteam en bestuur;
• je coördineert reguliere en incidentele bestuurlijke- en directieoverleggen en verzorgt de verslaglegging; je signaleert knelpunten en lost deze op.

 Wij vragen

• HBO werk- en denkniveau
• Een managementsecretariële opleiding
• Goede kennis van en ruime ervaring met het Officepakket (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
• Ruime ervaring als directiesecretaresse of managementsecretaresse
• Bij voorkeur kennis van en ervaring met bestuurlijke regels en procedures
• Affiniteit met het werken in een dynamische projectorganisatie
• Vaardigheden als plannen en organiseren, probleemoplossend vermogen, goede mondelinge en schriftelijke communicatie