Freelance secretaresse *ingevuld*

Voor een van onze opdrachtgevers, een orgaan in Den Haag dat zich bezighoudt met landelijke veiligheid, zijn wij op zoek naar een freelance secretaresse voor 32 uur per week (vrijdag vrij) voor 4 maanden. 

Functie inhoud

• het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor de afhandeling benodigde informatie;
• het plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen van de directeur/het bureau en verzorgen van stukken daarvoor;
• het vervullen van een intermediaire functie tussen het bureau, de bestuurders en externe functionarissen en ontvangen en begeleiden van bezoekers van de directeur / medewerkers;
• het behandelen van (vertrouwelijke) stukken en informatie ten behoeve van de directeur/de medewerkers en het opzetten en het beheren van het informatie- en documentatiearchief c.q. het werkarchief van de directeur / medewerkers en bewaken van de actualiteit daarvan;
• het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van managementinformatie;
• het verstrekken van (telefonische of schriftelijke) informatie van algemeen procedurele aard, zowel intern als naar externe partijen;
• het verzorgen van de voorbereiding en verslaglegging van diverse vergaderingen en het bewaken van de uitvoering van afspraken;
• het mede organiseren van bijeenkomsten en evenementen van en voor de afdeling en het boeken van reizen en verblijf van de medewerkers van de afdeling;
• het coördineren en (doen) uitvoeren van taken op het gebied van postbehandeling, budgetbeheer, tijdsverantwoording, verlofregistratie, relatiebeheer e.d.

Wij vragen

•  MBO werk- en denkniveau op basis van tenminste een afgeronde secretaresseopleiding en/of ruime ervaring in soortgelijke functie;
•  kennis van en ervaring met managementondersteunende methoden en werkwijzen;
•  kennis van de processen en werkrelaties van de afdeling;
•  sociale vaardigheid voor het maken en wijzigen van afspraken van de medewerkers en belanghebbenden;
•  invulling weten te geven aan representatieve taken;
•  goede organisatorische vaardigheden;
•  uitdrukkingsvaardigheid voor het met tact formuleren van correspondentie en informeren van belanghebbenden;
•  theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal;
•  kennis van kantoorautomatiseringapparatuur en gangbare tekstverwerkingsapparatuur.